Бухгалтерский учет складской деятельности

Бухгалтерский учет складской деятельности – сложный и многоуровневый процесс, так как является обычно только частью комплексного учета в оптовых и розничных магазинах, онлайн-торговле и компаниях, предлагающих услуги складов ответственного хранения материально-товарных ценностей (МТЦ).

Структура товарно-складского учета представляет собой сразу четыре вида учетных операций:

• оперативные – движение товаров (поступление, убытие, остатки) в течение торгового дня;
• складские – движение МТЦ по складу за отчетный период при большом ассортименте;
• бухгалтерские – расчет результатов хозяйственной деятельности, расчет состояния активов, исчисление налогов;
• статистические – прогнозные и перспективные расчеты результатов хоздеятельности.

В складском деле наибольшее значение имеют складской и бухгалтерский учет, а также их взаимосвязанность, однако все виды учетных операций взаимозависимы, а их совокупные результаты являются базой для корректного ведения каждого из видов учета.

Складской и бухгалтерский учет ведут все юридические лица, которые имеют в своем распоряжении складские площади (ИП освобождены от складского учета) на основании ФЗ-402.

Учет складских операций

Любой склад, товарный или ответственного хранения, выполняет ряд технических операций, которые обязательно должны фиксироваться и отражаются в документации складского учета:

• Приемка товаров – наиболее громоздкий с точки зрения документации этап, который выполняется на основании товарной накладной от поставщика или товарно-транспортной накладной (1-Т), если завезен поставщиком и фиксируется по складу:

1) приходной накладной (оприходование поступивших товаров + транспортные расходы) – если товар куплен и завезен самой компанией;
2) актом о приемке М-7 - если товар поставлен не полностью;
3) актом о приемке товаров ТОРГ-1 и ТОРГ-2 - если по количеству и качеству товар не соответствует данным из накладных;
4) актом по приемке товаров ТОРГ-4 – если документы на товар отсутствуют;
5) общим приходным ордером М-4 - по результатам складского дня.

• Хранение товаров – первичные документы складского хранения, составленные на основании приходных документов:

1) ярлык ТОРГ 11 на каждый хранящийся товар
2) карточку учета М-17 – документ для фиксации движения и местонахождения товара.

• Движение товаров – фиксация перемещения МТЦ/товаров между подразделениями склада:

1) требование-накладная М-11 – для определения ответственного за товар, перемещения товаров внутри склада и возврата неизрасходованных товаров;
2) накладная ТОРГ 13, если товар перемещается между подразделениями склада или компании.

• Убытие товара со склада – документы о передаче МТЦ за пределы юрисдикции компании:

1) накладная М-15 с указанием стоимости и объема отгружаемых товаров, которые передаются другому лицу/предприятию;
2) накладная ТОРГ 12, если товар продан стороннему предприятию/лицу;
3) акт о списании ТОРГ 16, если товар испорчен.

• Инвентаризация – документы, подтверждающие количество и состояние МТЦ на складе после проверки точности складского учета, которая проводится по результатам отчетного периода, в случае чрезвычайной ситуации, смены ответственных лиц и подготовке годового бухгалтерского отчета (Приказ Минфина №49):

1) приказ об инвентаризации ИНВ-22 с указанием членов инвентаризационной комиссии;
2) инвентаризационная опись ИНВ-3 (количество учтенных бухгалтерией и реально существующих материалов и товаров);
3) сличительная ведомость ИНВ-18 или ИНВ-26, если между учетными и фактическими объемами материалов есть расхождения.

Перечисленные документы складского учета являются основанием для составления отчетов по эффективности и безопасности работы склада, а также используются бухгалтерией предприятия при учете материальных активов и перспектив работы компании.

Сама бухгалтерия может отражать внутреннее движение МТЦ между складом и торговыми точками (уход, продажа, возврат, приход) в проводках с Дт41 субсчета «Магазин» на Кт субсчет «Склад».

Объединение складского и бухгалтерского учета

Главная проблема для торговых компаний, на балансе которых есть собственный склад хранения МТЦ – объединение складского и бухгалтерского учета. До последнего времени учет складских операций велся отдельно – согласно регламенту ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов». Эта ситуация создавала некоторую путаницу в документообороте, приводила к дублированию учетных операций и множеству нестыковок.

Новые требования, установленные Приказом Минфина РФ №180н (15.11.2019 г.), установили единство оформление движения товаров по складу на основании единого стандарта бухгалтерского учета 5/2019 «Запасы» с 2021 года. Согласно этим требованиям:

• Юридические лица имеют право создать и утвердить свои шаблоны первичных складских документов, в которых обязательно должны присутствовать:

1) наименование и дата составления документа;
2) наименование организации;
3) суть учетной операции;
4) единицы измерения события;
5) реквизиты и подпись ответственного лица.

• Складской учет обязан вести назначенное приказом, материально ответственное лицо (МОЛ) – завскладом, кладовщик, экспедитор и т.п.
• В рамках складского учета обязательно должны фиксироваться в документах следующие операции с МТЦ:

1) поступление и оприходование;
2) информация в базе данных и учетных документах;
3) корректировка данных в учетных карточках;
4) выдача и отправка в торговлю;
5) отгрузка покупателю;
6) перемещение между складами и торговыми точками;
7) изменения в закупочных ценах;
8) инвентаризация и списание.

Важно! Учет складских запасов должен вестись по выбранной единой методике:

• сортовой (ведется 1 год) - группы товаров по сортам и типам в учетных картах из бухгалтерского реестра, вне зависимости от цены и даты поступления:
• сальдовый – по складу количественный учет, по бухгалтерии – в денежном выражении;
• количественно-суммовой – и по складу, и по бухгалтерии – в количественном и денежном выражении.
• партионный – раздельное хранение и учет каждой партии товаров на основании составляемой партионной карты (приходная – на основании документов поставки, расходная – по факту списания) и Акта израсходования ТМЦ в конце: / партионно-сортовой – партии товаров хранятся отдельно друг от друга, а внутри группируются по сортам товаров;
• номенклатурный (при большом ассортименте) – каждая товарная позиция имеет свою карту учета и объединяется в группы по определенным характеристикам.

Бухгалтерский учет по договору ответственного хранения ТМЦ

Ответственное хранение материально-товарных ценностей – это отдельный вид бизнеса для ряда коммерческих компаний и некоммерческих организаций, которые располагают большими складскими мощностями и оказывают платные услуги по хранению МТЦ. Они работают на основании договора хранения (886 ГК РФ), а их складской, бухгалтерский и налоговый учет имеет свою специфику.

• Учет приема-передачи имущества на ответственное хранение производится по Акту приема-передачи (N MX-1) и Акту возврата МТЦ (N MX-3).

• При поступлении ТМЦ на склад, в журнале учета ТМЦ ответственное за склад лицо делает запись и заверяет подписью.

• При доставке ТМЦ на склад транспортом, груз регистрируется в журнале поступающих грузов (N МХ-4) на основании ТТН, сопроводительных документов, приходных ордеров и Актов приемки.

• При возврате ТМЦ владельцу составляется Акт возврата, в журнале N МХ-2 ответственным лицом делается соответствующая запись, которая заверяется подписью получателя груза.

Дополнительно владелец складов ответственного хранения должен вести журналы учета поступления ТМЦ в места хранения (N MX-5) и расхода ТМЦ в местах хранения (N MX-6), партионные карты N MX-10. По движению товарно-материальных ценностей составляются Акты о приходе (N МХ-11) и расходе (N MX-12) товаров по партиям контрольной проверке вывозимых ТМЦ (N МХ-13), выборочной проверке ТМЦ в местах хранения (N МХ-14) и уценке (N МХ-15). Хранению в бухгалтерии подлежат накладные на передачу ТМЦ в места хранения (N МХ-18), ведомости учета остатков (N МХ-19), отчеты о движении имущества в местах хранения (N МХ-20) и отчеты экспедиторов (N МХ-21).

Учет у владельца складов ответственного хранения

Владелец складов (хранитель имущества) может учитывать ТМЦ, принятые на ответственное хранение, на документальной основе (ФСБУ 5/2019). Движение товарно-материальных ценностей отражаются на забалансовом счету 002 и учитываются в ценах, отраженных в согласованных сторонами Актах приемки-сдачи (N МХ-1, N МХ-3) и первичных документах (владелец, количество, стоимость).

• По бухгалтерии операции по хранению ТМЦ отражаются по Дт и Кт 002 как:

• Дт 62 – Кт 90-1 – имущество принято на хранение и начислено вознаграждение за услугу;

• Дт 90-3 – Кт 68 (субсчет «Расчеты по НДС») – начислен НДС с суммы вознаграждения;

• Дт 90-2 – Кт 20 (26, 44) – учтены затраты Хранителя;

• Дт 51 – Кт 62 – получена сумма вознаграждения.

• Поступление ТМЦ отражается в день подписания договора и документов по складской приемке и оценке имущества.

• Единственным налогооблагаемым доходом от сделки считается получение Хранителем вознаграждения за оказанные услуги хранения по договору (1.1.146 НК РФ).

Учет владельца ТМЦ

Владелец ТМЦ (поклажедатель), в свою очередь также обязан вести бухгалтерский учет по переданному на хранение имущество. Обычно это – учет на счетах балансового имущества 01, 10, 41 и 43 без списания ТМЦ с баланса (ПБУ 10/99).

• Операции по передаче имущества на хранение отражаются на счете 41 «Товары» (субсчет «Товары, переданные на хранение») со списанием в дебет товаров на собственном складе (счет 41 субсчет 1).

• Оплата владельцу склада услуги хранения считается расходной операцией по обычным видам деятельности.

• В бухучете передача имущества на ответственное хранение отражается, как:

• Дебет 10, 41 (субсчет «Товары, переданные на хранение») - кредит 10, 41 (субсчет «Товары на собственном складе»):

• передача – Дт 20 (25, 26) – Кт 60;

• услуга хранения – Дт 19 – Кт 60;

• НДС – Дт 68 (субсчет «расчеты по НДС) – Кт 19.

Затраты на хранение ТМЦ и суммы НДС владелец имущества может зачесть в счет уменьшения налоговой базы на основании счета-фактуры.

В заключении отметим, что бухгалтерский учет в складской деятельности сложен и обязательно должен быть автоматизирован и синхронизирован с учетом складским (первичная документация). Это позволит вам исключить дубляж контрольных функций, упростит документооборот и сделает его более прозрачным.

Если такая задача представляется вам сложной, вы можете обратиться за консультацией и практической помощью специалистов компании ЦБО «Бизнес Партнер» в Москве. Наши опытные бухгалтера помогут вам наладить первичных складской и бухгалтерский учет, независимо от того, владеете вы складами для собственных ТМЦ или используете их для оказания услуг ответственного хранения, наведут порядок в первичном складском и бухгалтерском документообороте, помогут наладить полный контроль операций, составление бухгалтерских и налоговых отчетов с минимальными финансовыми и временными затратами.

Смотрите также:

• учет в магазине
• бухгалтерский учет Вайлдберриз
• бухгалтерский учет строительства