Первичная документация

Каждая организация, вне зависимости от формы хозяйствования, должна вести бухгалтерский и налоговый учет, при этом данные должны фиксироваться на бумажном носителе (и в электронном виде) и предъявляться в контролирующие органы, а также храниться в течение определенного срока. Некоторые документы называют первичными, и желательно, чтобы не только специалисты, но и руководящие кадры компании имели представление об этом понятии. В данной статье будет дана законодательная база, рассказано о важности первичных документов при подписании соглашений, контрактов, договоров, описаны условия хранения, а также дан список обязательной ПД на текущий год, приведены стадии формирования, представлено разделение по стадиям бизнеса.

Законодательная база

Не рекомендуется доверять случайной информации из интернета, и лучше обращаться в официальные источники. В законе №402-ФЗ указан полный перечень первичной документации (ПД), на него и следует ориентироваться. По этому закону оформляются и собираются документы, которые в дальнейшем послужат основанием для расчета налоговой базы. Контроль осуществляется федеральной налоговой службой (ФНС).

Первичная документация при заключении сделок

Каждая современная организация в процессе хозяйствования проводит массу сделок, большинство из них имеют экономическую выгоду, но есть и стратегические ходы, открывающие, по мнению руководителей, новые перспективы для компании. Каждый документ, фиксирующий сделку налогоплательщика, можно называть первичным. Налогоплательщиком является юридическое лицо, а также физическое, если это индивидуальный предприниматель. Документ является подтверждением совершения хозоперации и должен быть составлен в момент ее осуществления. В современной практике сложилась тенденция, в соответствии с которой оформление инициирует поставщик товара или услуги. Заказчик или покупатель заинтересованы в том, чтобы их расходы были вовремя зафиксированы, в таком случае налоговая инспекция с большой вероятностью примет отчеты с первого раза.

Цели и особенности хранения

Многих сегодня интересует вопрос: сколько следует хранить ПД и зачем это нужно сделать. Здесь опять нужно обратиться к законодательным нормам, где обозначен 5-летний период. При этом ФНС может в любой момент запросить бумаги для проверки, и компания обязана предоставить полный перечень запрошенных документов по первому требованию. Если запрос будет отклонен или окажется, что необходимого документа нет в базе, то может быть применена взыскательная мера: штраф до 30 тысяч рублей. Также «первичка» будет нужна при ведении судебных споров. (На бухгалтерских форумах, в комментариях, а также при общении часто используют слэнговый термин «первичка».)

В прежние времена была необходимость создания специальных архивов для хранения ПД. Для быстрого поиска документы помещались в папки, которые размещались на полках по дате, по назначению, по степени важности. Производилась строгая запись и фиксация, были задействованы кадры, которые работали с архивом и поддерживали его порядок. В наше время поступают проще: делают сканы (быстрые копии) и помещают их в электронный архив. Обычно фирма приобретает (или скачивает бесплатно) один из бухгалтерских сервисов (БС) или обращается в профессиональную организацию, которая решает данный вопрос в рамках аутсорсинга.

Преимущество компьютерных программ заключается в том, что можно в автоматическом режиме отследить отсутствие или нехватку какого-либо первичного документа и сразу сигнализировать об этом вышестоящим сотрудникам. Могут быть обнаружены ошибки в договорах, отсутствие оплаты или «незакрытые» документы, где нет печати, подписи. Такие бумаги обрабатываются повторно, пока не будут приведены в должный вид. Рекомендуется пользоваться только лицензионными БС, потому что надежность играет решающую роль, когда разговор идет о хранении важных документов. Если часть документов будет утеряна, то придется делать перерасчет базы по налогу, и доплачивать разницу.

Градация по стадиям ведения бизнеса

Существует три основных этапа бизнеса, которые сопровождают любую сделку. Первый этап – это договор, который определяет обязанности сторон и выгоду, которую получает каждый участник. На этой стадии выставляется счет на оплату – в бумажном или электронным виде, в зависимости от специфики сделки. Договор может быть составлен по шаблону или иметь свободную форму, заказчик и исполнитель могут ознакомиться с документом, внести и согласовать изменения. Поправки должны иметь документальное подтверждение, устные договоренности являются условными и не имеют юридической силы.

Второй этап не менее важен – это оплата по текущей сделке. Здесь формируются важные документы: квитанция к приходному ордеру, бланк строгой отчетности, кассовый чек. При наличном расчете есть ограничение – через кассу можно «провести» не более 100 тыс. рублей. Но подобные операции по-прежнему пользуются успехом, потому что это самый надежный и в то же время экономный путь, так как отсутствует банковская комиссия. На практике сотрудники получают наличные деньги подотчетно. Безналичные платежи проводятся с расчетного счета, с банковских карт (эквайринг), с электронных кошельков и фиксируются при помощи выписки с банковского счета.

Третий этап – получение товара или услуги, прием выполненной работы. Важен не только факт получения денег, но и факт осуществления обязательств со стороны исполнителя. Если деньги были потрачены юр. лицом, но нет подтверждения, то средства нельзя будет учесть в расходах в налоговой схеме, что приведет к убыткам. Если получен товар – выдается товарная накладная и товарный чек. Если произведены работы или оказана услуга – составляется и выдается акт. Следует проверять верность документации сразу, так как после подписи оспорить содержимое будет не так просто. Сохранять ПД должны не только ООО и другие фирмы, но и индивидуальные предприниматели.

Перечень обязательной первичной документации

Существует немало форм ведения бизнеса (от ИП до международных концернов), и различают множество нюансов в области ПД, и списки важных документов могут варьироваться, при этом всегда можно выделить обязательную документацию, которая должна быть в наличии в любом случае:

• договоры;
• товарные накладные;
• акты выполненных работ;
• акты оказанных услуг;
• счета на оплату;
• счета-фактуры (подтверждается НДС);
• бланки строгой отчетности;
• кассовые чеки.

Данный список не является конечным и может расширяться в зависимости от нюансов работы предприятия. Представленные выше позиции всегда остаются актуальными. Чаще всего ПД занимается бухгалтер, но в малых фирмах учетом может заняться руководитель. Услуги по систематизации можно заказать удаленно, в наши дни работает множество организаций, которые специализируются на стороннем обслуживании бухгалтерии.

Формирование ПД: необходимые реквизиты

В статье 9 № 402-ФЗ подробно расписаны правила ведения ПД: как составляются бумаги, какие используются формы, в каких случаях документ является действительным, ведь только в этом случае он имеет юридическую силу. При составлении каждого первичного документа нужно проследить за тем, чтобы были указаны все следующие реквизиты:

1. название документа;

2. дата его создания;

3. наименование организации, или ФИО для ИП;

4. содержание хозоперации;

5. денежные и натуральные показатели;

6. данные ответственных лиц;

7. подписи сторон.