Начните сотрудничество с бесплатной индивидуальной консультации. Просто заполните заявку и консультант свяжется с вами!
Все эти траты подтверждаются документами, которые сотрудник собирает и прикладывает к авансовому отчету. К таким документам относятся в частности: чеки ККМ, приходные кассовые ордера, товарные накладные, маршрутные квитанции и многое другое. Подотчётное лицо сдает эти документы в бухгалтерию компании, после чего бухгалтер формирует авансовый отчет, который необходимо подписать у руководителя и главного бухгалтера, только после их визы потраченные денежные средства можно принять к налоговому учету.
Сроки пользования денежными средствами подотчетниками устанавливаются самой организацией и прописываются в соответствующем положении. Если сотрудник не предоставит вовремя все необходимые документы, то это будет грубым нарушением кассовой дисциплины, а также повлечет за собой ряд неблагоприятных последствий, например, компания не сможет учесть эти расходы для расчета налога на прибыль или подтвердить вычет по НДС, сотруднику необходимо будет начислить НДФЛ и страховые взносы, а также предусмотрен штраф за нарушение бухгалтерского учета. Именно поэтому бухгалтер так внимательно и трепетно относится к первичным документам, которые приносит ему подотчетник.
Особенности учета
Денежные средства могут выдаваться сотруднику как наличным, так и безналичным путем, по средствам перечисления их на корпоративную карту. Все расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».Сальдо по этому счету может быть, как по кредиту, так и по дебету. Кредитовое сальдо означает что компания имеет задолженность перед подотчетным лицом, а дебетовое сальдо наоборот, что сотрудник должен денег компании.
Корреспондирует данный счет следующим образом:
- Дт 71 Кт 50, 51 выданы деньги из кассы или расчетного счета;
- Дт 10, 20, 26, 41, 44 Кт 71 закуплены материалы, товары или услуги
- Дт 19 Кт 71 выделен НДС
- Дт 60 Кт 71 оплачено поставщику
- Дт 70, 73 удержали из зарплаты и прочих доходов невозвращенную подотчетную сумму
- Дт 50, 51 Кт 71 возвращены неизрасходованные деньги
необходимых первичных документов и экономической обоснованности.
Денежные средства, которые выделяет организация на командировочные расходы лимитированы налоговым кодексом. Например, суточные по России составляют 700 рублей, а суточные за рубеж 2500 руб. Если работодатель захочет оплатить сотруднику большие суммы, то все что пойдет сверх лимита уже нельзя учесть в расходах по налогу на прибыль, также необходимо будет начислить подоходный налог и рассчитать страховые взносы с этих сумм.
В особом порядке учитываются представительские расходы (это, например, затраты на проведение каких-то официальных мероприятий, буфетное обслуживание). Здесь существует закрытый перечень таких расходов. Согласно ст. 264 НК расходы эти могут
приниматься в уменьшение налога только в размере не более 4% от фонда заработной платы.
Авансовые отчеты подлежат обязательному хранению, как и любая другая документация компании. Срок их хранения составляет 5 лет по действующему в настоящее время ФЗ 402. Порядок их хранения организация устанавливает самостоятельно.
