Дистанционная работа (работа с удаленным доступом) – современная форма трудовых отношений, при которой работодатель сотрудничает с работником вне пределов своих производственных площадей или офиса. Она проста, удобна, экономична и часто более эффективна стационарной работы. Однако «дистанционка» все равно требует юридического урегулирования взаимоотношений – заключения договора, соблюдения условий работы, защиты труда, а также корректного бухгалтерского учета.
Поскольку такая работа – явление в России относительно новое, многие компании неосознанно нарушают правила оформления сотрудников, допускают ошибки в ведении документооборота и бухгалтерской отчетности. О том, как правильно установить и грамотно регулировать отношения с «дистанционщиками» поговорим в этой статье (обсудим нюансы: оформление и налогообложение).
Заключение договора
Согласно положениям Трудового кодекса РФ (312.1), дистанционная работа – это работа, которая:- выполняется за пределами местонахождения работодателя и его удаленных офисов;
- не требует от работодателя предоставления работнику персонального рабочего места;
- регулируется и контролируется посредством использования телекоммуникационной связи или Интернета;
- в качестве конечной продукции подразумевает интеллектуальные «продукты» и информацию.
При этом «дистанционка» является официальным трудоустройством, подчиняется требованиям и нормам российского законодательства, оформляется трудовым договором, облагается налогами и страховыми взносами (49.1 ТК РФ).
Важно! Удаленным работником могут считаться граждане России и иностранцы, которые живут и работают на территории РФ, не работают на рабочих местах, контролируемых работодателем. Работа в удаленных подразделениях работодателя или нахождение работника за границей может быть оформлено не срочными договорами, а только обычными трудовыми и гражданско-правовыми соглашениями.
Юридическая база и нюансы «дистанционки»
- Трудоустройство дистанционных сотрудников регламентируется статьями 68 и 49 Трудового кодекса, а также ФЗ №63.
- Электронный договор о трудоустройстве «дистанционщика» заключается согласно 1.312.2 ТК и ФЗ №63. Проект соглашения направляется претенденту по электронной почте и заверяется усиленными электронными подписями.
- Бумажная версия документа также предусмотрена. В течение 3 дней с момента соглашения сторон он направляется заказным письмом по почте.
Важно! Работник не обязан отправлять подписанный экземпляр договора на бумаге обратно работодателю.
Документы
Обязательные документы, которые работник отправляет работодателю – стандартные (65 ТК РФ):
- удостоверение личности;
- страховое свидетельство;
- военный билет (только военнообязанным/подлежащим призыву);
- диплом о полученном образовании, сертификаты специальных знаний;
- справку о судимости;
- справку об административного преследование за использование наркотических/психотропных веществ.
Трудовую книжку необходимо предоставить в том случае, если работник уже имеет трудовой стаж или не нанимается как совместитель. Бухгалтерия работодателя может также запросить данные заграничного паспорта (подтверждение факта резидентства РФ у гражданина). Цифровые копии отправляются по электронной почте. Работодатель может также затребовать нотариально заверенные бумажные версии.
После получения и изучения пакета документов, руководитель компании оформляет приказ о трудоустройстве (в графе приказа «Условия приема» необходимо указать, что "дистанционная").
Работник, устраивающийся впервые, имеет право на получение от работодателя страхового свидетельства и новой трудовой книжки. Записи в трудовую могут вноситься или не вноситься по взаимному согласию сторон.
Пособия по нетрудоспособности
Дистанционный работник имеет все права и привилегии штатного сотрудника. В том числе, он имеет право на получение пособия по нетрудоспособности. Для этого бухгалтерия должна получить от «удаленщика» справку с последнего места трудоустройства (ПМ №182н) и рассчитать:
- среднюю зарплату работника за последние два года;
- размер суммы уплаченных страховых взносов;
- количество дней временной нетрудоспособности или декретного отпуска.
После этого рассчитывается размер пособия, которое выплачивается работнику за период нетрудоспособности.
Налогообложение дистанционных работников
Каждый дистанционный работник, который устроен официально, обязан уплачивать налог на доходы физического лица (НДФЛ). Граждане РФ и иностранцы-резиденты уплачивают налог в размере 13% от размера зарплаты, нерезиденты (проживающие за пределами России) – 30%.
Отсюда главный вопрос для бухгалтерии работодателя: установление налогового статуса дистанционного работника. Является тот резидентом или нерезидентом, компания обязана установить самостоятельно. Для этого обычно запрашиваются данные заграничного паспорта лица, которое принимается на «дистанционку».
Страховые взносы
За официально принятого на работу дистанционного работника (обычный трудовой или гражданско-правовой договор) организация обязана уплачивать страховые взносы. Его налоговый статус (резидент/нерезидент) для данной статьи платежей значения не имеет (419-420 ТК РФ).
Варианты экономии на налогах
Если дистанционный работник является физическим лицом, которое обязано уплачивать НДФЛ, то работодатель может сэкономить на уплате налогов несколькими способами:
- если «дистанционщик» - нерезидент, который обязан уплачивать налоги самостоятельно на территории страны проживания (при оплате труда НДФЛ не удерживается в РФ и не перечисляется в бюджет);
- если работник имеет статус ИП и самостоятельно уплачивает фиксированный налог в бюджет (2.227 НК РФ).
Точно так же работодатель экономит на уплате страховых взносов за ИП-дистанционщика – их индивидуальный предприниматель обязан уплачивать самостоятельно.
Важно! Если работодатель сам имеет статус ИП и нанимает дистанционных работников, у него есть возможность сэкономить на налогах. Он имеет право вносить в декларацию суммы уплаченных страховых взносов за сотрудников и за счет них уменьшить налог до 50%.
Согласно законодательству, страховые взносы дистанционных работников являются фиксированными и рассчитываются в зависимости от полученных гонораров за работу в расчетный период. Рассчитать сумму страхового взноса, таким образом можно по двум формулам:
- физлицо и доход до 300 тысяч рублей: МЗП * 12 месяцев * тариф страхового взноса.
Если ваш доход в месяц – 100 тысяч рублей, то ежемесячный фиксированный страховой взнос – 30 тысяч, а годовой (* 12) – 360 тысяч рублей. Эти деньги за вас должен внести в Пенсионный фонд работодатель.
- ИП и доход более 300 тысяч рублей: фиксированный взнос ИП + 1% суммы дохода, который превышает 300 тысяч рублей.
Ваш месячный доход – 100 тысяч рублей. Взнос: фиксированные 43 211 руб. + 9 тысяч руб. (1% от суммы, превышающей 300 тысяч дохода) = 52.211 руб. Страховые взносы вы, как ИП, обязаны уплатить сами.
Риски при трудоустройстве
Работодателю следует понимать, что удаленный работник – это работник с некоторыми особенностями трудоустройства, оформления и бухгалтерского учета. Чтобы избежать ненужных проблем и претензий налоговых органов, следует учитывать некоторые риски при приеме на работу такого сотрудника, если он ИП.
В частности, проблемы с ФСН могут возникнуть, если ИП:
- является бывшим сотрудником компании;
- не занимается другими видами коммерческой деятельности и имеет иных доходов, кроме как от данного работодателя;
- действует в рамках правил внутреннего трудового распорядка работодателя.
В этих случаях, налоговики могут считать ИП обычным наемным работником, что требует иной формулы расчета налогов и страховых взносов, а заодно – внесения за работника обязательных фискальных платежей.
Должностная инструкция и контроль соблюдения обязанностей
Дистанционные сотрудники подчиняются общим требованиям трудоустройства и работы компании-работодателя. С внутренними документами, правилами и обязанностями «дистанционщики» должны быть ознакомлены путем передачи документов по электронной почте.
Часть обязательных требований к работнику в обязательном порядке прописана в трудовом соглашении. Там уточняются место трудоустройство, место выполнения работ, рабочий режим.
Важно! Правила сотрудничества "дистанционщика" могут устанавливаться индивидуально по взаимному согласию или желанию работника, если договором не предполагается иное.
Должностные инструкции могут быть частью договора или оформлены в виде приложения. Главный пункт в инструкции – обязанности и требования к сотруднику. При этом, работодатель может контролировать ограниченный набор обязанностей сотрудника на дистанционке:
- соблюдение действующего трудового законодательства;
- безопасность труда;
- страхование на работе.
Иные обязательные контрольные функции, которые могут применяться при «штатной» работе персонала, к «дистанционщикам» фактически неприменимы.
Увольнение
Увольнение дистанционных работников производится на общих основаниях, в соответствии с ТК РФ и положениями трудового договора. «Дистанционщик» может уволиться по собственному желанию, по согласию сторон или по инициативе работодателя. При этом, работодатель, который хочет уволить такого работника по своей инициативе, должен учитывать некоторые особенности процедуры:
- дополнительные основания должны быть указаны в тексте трудового договора и согласованы с работником при подписании документа;
- увольнять работника на основании нарушения требований иных документов (внутренний распорядок, должностные инструкции и т.п.) нельзя – эти документы не считаются неотъемлемой частью соглашения;
- увольнение должно быть оформлено приказом (форма Т8), в котором обязательно указывается обоснованная причина расторжения трудовых отношений.
Приказ об увольнении дистанционного работника должен быть выслан ему электронной почтой заранее. Работник должен ознакомиться с приказом и подтвердить ознакомление электронной подписью. Если работник отказывается ознакомиться с содержанием приказа, в документ вносится запись об этом.
Как видите, оформление, контроль трудовых отношений, налогообложение и процедура увольнения дистанционных работников в целом совпадают с принципами трудовых отношений иных категорий работников, однако имеют некоторые особенности, которые следует знать и соблюдать.
В основном, использование наемных работников – выгодная и удобная форма трудовых отношений, однако следует четко отражать сотрудничество в документообороте и бухгалтерской отчетности. Налоговая экономия также возможна, но обычно требует найма на работу ИП (с определенными рисками), а не физлиц – там сэкономить не получится, и придется вносить обязательные платежи за «дистанционщика».
Чтобы правильно оформить работника на дистанционную работу, корректно вести по нему отчетность и не попасть под санкции сотрудников налоговых служб, рекомендуем вам обратиться за консультацией и практической помощью в компанию «Центр бухгалтерского обслуживания (ЦБО) Бизнес Партнер». Наши экономисты и юристы в Москве обеспечат вашему бизнесу юридическую законность, налоговую безопасность и гарантированную защиту от штрафных санкций.
Смотрите также: