Начните сотрудничество с бесплатной индивидуальной консультации. Просто заполните заявку и консультант свяжется с вами!
Под кадровым учетом (КУ) понимают комплекс мер, направленных на сбор, систематизацию и обработку информации о сотрудниках организации. Наибольшее внимание уделяется ключевым моментам трудовой деятельности: вступление в должность, изменение ставки, повышение, сокращение и другие. В данном материале, кроме определения, будет дана краткая информация о том, как осуществляется ведение кадрового учета, о пакете документов, об основных операциях, также будет указано, какое место занимает процедура в бухгалтерии на сегодняшний день.
Документооборот и обязательность КУ
Трудовые отношения с работниками регулируются и фиксируются, вследствие этого возникает документооборот. Документы кадрового учета сохраняются и подлежат отчетности: приказы, заявления, анкеты. По текущему законодательству каждая компания должна вести учет кадров, это касается также индивидуальных предпринимателей, у которых могут присутствовать наемные работники в штате. Если кадровые документы ведутся верно, то можно избежать санкций и взысканий со стороны трудовой инспекции. КУ позволяет наладить двусторонние отношения, подчеркивает их легальность и правильность. Вот почему важно, чтобы учетом кадров занимался специалист с опытом работы: часто это поручают штатному бухгалтеру или обращаются в фирмы, которые занимаются удаленной бухгалтерской и кадровой помощью. Практика показала, что можно вести кадровый учет в удаленном режиме, и сегодня немало организаций пользуется такой возможностью.
Соблюдение ТК и сохранность ПД
Каждая компания имеет свою специфику взаимодействия с персоналом, но при этом не должны быть нарушены положения трудового кодекса (ТК). Для защиты своих прав работник может обратиться в суд. Кадровый учет в 1С должен вестись регламентировано и не нарушать сохранность персональных данных (ПД) сотрудника, который, в свою очередь, при приеме на работу обязан предоставить ряд важных документов, где содержится личная информация. Лицо, осуществляющее обработку личных данных, несет ответственность по закону №152-ФЗ.
Что включено в кадровый учет
В первую очередь создаются личные дела сотрудников, туда вносится информация о работнике вплоть до увольнения, далее дело не уничтожается, а сдается в архив организации. В частных организациях дела ведутся по инициативе руководства, но документы, относящиеся к тому или иному лицу, должны сохраняться в соответствии с Приказом Минкультуры №558.
Наиважнейшим пунктом является расчет заработной платы, премий, дополнительных выплат, а также, наоборот, штрафов, взысканий. В случае жалобы сотрудника эти документы могут быть запрошены для проверки. Зарплата по ТК должна выплачиваться с соблюдением определенных правил и облагаться налогами. Если будут замечены нарушения, компания может быть оштрафована, возможно даже ограничение деятельности.
Расписание штата входит в кадровый учет организации, сюда же можно отнести учет рабочего времени. Это тоже важный пункт, так как каждый сотрудник хочет работать без переработок, строго по регламенту, но далеко не всегда это удается. По закону работник может выполнить свои обязанности и отказаться от дополнительных задач, это прописано в ТК. Расписание может меняться по разным причинам, и все эти изменения должны вноситься в отчетность.
Заявления от работников, справки, а также оформление больничных листов тоже входит в задачи КУ. То же можно сказать и про графики отпусков, также должна подтверждаться информация об осуществлении отдыха. Документация по найму новых работников и кадровые приказы систематизируются и сохраняются. Характеристики новых сотрудников, их аттестация, а также документы по воинскому учету тоже подлежат учету.
Кадровый учет должен отвечать на вопросы
-
Каково общее количество сотрудников на предприятии в целом, а также детально по каждому из филиалов или подразделений.
- Какое образование имеют руководящие работники и подчиненные. Это может быть высшее полное образование, неоконченное, среднее специальное, среднее.
- Как долго работает каждый из сотрудников. Кто имеет достаточный опыт, а кого можно отнести к юниорам, новичкам. Ведется ли кадровый учет персонала. Проводится ли работа с новыми кадрами: курсы, стажировка и так далее.
- Предоставляется ли жилье нанятым работникам. Какие льготы они получают. Могут ли претендовать успешные специалисты на дополнительные премии. Выдаются ли путевки в санатории, и как организуется отдых.
- Если ли на предприятии проблема с постоянным персоналом. Нет ли так называемой «текучки» кадров. Если есть, то какие предпринимаются меры.
- Проводятся ли периодические курсы повышения квалификации. Следит ли руководство за тем, чтобы обновлялись санитарные книжки, права на вождение и другие важные документы. Каково состояние резерва кадров.
- Соблюдают ли сотрудники регламент компании и ТК. И с другой стороны – соблюдает ли организация свои обязанности по отношению к персоналу.
Электронная система кадрового учета
В настоящее время широко применяется при ведении кадрового учета программа 1С: Зарплата и управление персоналом. Софт может создать комплексную автоматизацию задач по начислению, выдаче заработной платы, а также формировать и реализовывать кадровую политику компании. Программист может сформировать сложную схему по проекту руководства, где будут учтены все нюансы премирования и штрафов. Небольшие фирмы используются готовые шаблоны с упрощенными схемами. Главное, посвятить сотрудников в специфику и дать понять, каким образом производятся расчеты. Бухгалтер проходит обучение по курсу 1С в течение отведенного количества часов. Считается, что овладеть несложной "техникой" сможет каждый, кто пройдет курс. Однако для программирования, если оно необходимо, привлекается другой специалист.
Аутсорсинг для кадрового учета
Удаленное обслуживание компаний — это распространенная практика в наши дни. В небольших фирмах учредитель пытается взять на себя сразу несколько обязанностей. Но не так просто вести бухгалтерию, готовить отчеты, быть юристом и экономистом одновременно. Предприятие развивается, появляются новые кадры и растет потребность в последовательном и правильном ведении КУ. Можно заказать удаленную помощь – разовую или постоянную для решения проблем с кадрами. Документацию нужно систематизировать и привести в должный вид. Конфиденциальность и сохранность данных гарантируются профессиональными фирмами, осуществляющими бухгалтерскую помощь. В некоторых случаях аутсорсинг оказывается более выгодным, чем найм штатного специалиста, так как некоторые работы нужно выполнить быстро, качественно, без ошибок. С этим могут справиться только специалисты высокой категории. Нужно помнить, что кадровый учет, кроме всего прочего, обязателен для всех субъектов хозяйствования.
Смотрите также:
