Новый отчет по сотрудникам в 2023 году (ефс-1)

В связи с изменениями в законодательстве о порядке сдачи отчетности по социальным страховым взносам компаний, которые имеют в своем штате работников (в том числе, по ГПД), работодатели будут обязаны сдавать новый отчет по сотрудникам в 2023 году (ЕФС-1). Связаны изменения с тем, что в этом году Пенсионный и Федеральный социальный фонды объединились в единый социальный фонд (СФР), а значит, появилась необходимость отменить старые отчеты и свести их воедино.

Что такое ЕФС-1

ЕФС-1 (Единая форма сведений) – отчет по застрахованным работникам в новообразованный после слияния ПФР и ФСС Единый Социальный фонд России (СФР). С введением нового отчета (постановление Правления ПФ РФ № 245п) отменены старые формы отчетности по СЗВ-ТД, СЗВ-Стаж, 4-ФСС и ДСВ-3. В новом объединенном отчете они будут представлены аналоговыми разделами.

В бланке ЕФС-1 о застрахованных работниках необходимо будет указывать информацию по:

• трудовой деятельности;
• стажу социального страхования;
• размеру заработной платы;
• уплачиваемым страховым взносам по ОСС;
• стаж работников для расчета досрочного выхода на пенсию;
• взносы на накопительную пенсию;
• оценка условий труда каждого работника;
• информация о пройденных медосмотрах.

Отчетность по персоналу ЕФС-1 вступила в действие с 1 января 2023 года, и всю информацию за текущие периоды теперь необходимо сдавать на новом бланке.

Важно! В новом отчете нет аналога СЗВ-М, так как это отчет не в бывший Пенсионный фонд, а в налоговую инспекцию. Поэтому в ФНС отдельно придется сдавать «Персонифицированные сведения о физлицах».

Структура и содержание нового отчета

Отчет ЕФС-1 можно подавать в электронной (ID 01/02/10-22/00132215) и бумажной (ID 01/02/09-22/00131496) форме. Состоять он будет из титульного листа и двух основных разделов:

• раздел I - данные о трудовой деятельности работников (стаж, зарплата, взносы на накопительную пенсию), которые заменят СЗВ-ТД (1.1), СЗВ-Стаж (1.2), СИоЗП (1.3), ОДВ-1 (2.0), ДСВ-3 (3.0);
• раздел II - данные страховых взносах на ОСС («травматизм»), которые заменят 4-ФСС.

При заполнении ЕФС-1 необходимо учитывать некоторые новые особенности:

• Титульник – отчетный период указывать не надо, коды статистики обязательны для госучреждений, обязательно указывать регистрационный номер страхователя в ПФР;
• Раздел I – необходимо указывать ИНН, СНИЛС, личные данные, код категории страхования (ГРФ) и код гражданства работника по ОКСМ;
• Подраздел 1.1 Раздела I (СЗВ-ТД) – указываются не только штатные работники, но и исполнители по ГПХ, а также код причины увольнения работника;
• Подраздел 1.2 Раздела I (СЗВ-Стаж) – заполняется только на работников с особенностями исчисления стажа (отпуск по уходу за ребенком, простой или отстранение от работ, работы с правом на досрочную/повышенную пенсию);
• Подраздел 1.3 Раздела I (СИоЗП) – заполняется госучреждениями с определенными видами деятельности с указаниями кодовых обозначений.
• Раздел II (4-ФСС) – указывается численность только тех работников, которые платят обязательные страховые взносы на «травматизм», не нужно указывать численность пострадавших работников по страховым случаям.

Порядок и сроки сдачи

ЕФС-1 необходимо сдавать с 2023 года каждого 25 числа месяца, следующего за отчетным. При этом, не обязательно сдавать сразу все разделы отчета – для каждого подраздела есть своя периодичность:

Порядок подачи отчета зависит от списочного числа застрахованных работников в компании или на предприятии. В частности, электронный ЕФС-1 подается теми работодателями, число работников у которых не превышает 10 человек. Если работников больше, работодатель сам выбирает форму подачи отчета – бумажную или электронную.

Отчетность за 2022 год

ЕФС-1 работодатели обязаны будут подавать с 1 января 2023 года. Отчетность по персоналу за предыдущие отчетные периоды необходимо будет сдать по формам, которые действовали на тот момент. То есть, нужно будет сформировать и сдать отчеты:

• СЗВ-М и СЗВ-ТД за декабрь — до 16 января 2023 года;
• ДСВ-3 за IV квартал — до 20 января 2023 года;
• 4-ФСС за прошлый год — до 20-25 января 2023 года;
• ОДВ-1 и СЗВ-СТАЖ за прошлый год — до 1 марта 2023 года.

Если в прошлом году составлялись корректировочные отчеты (например, уточнение 4-ФСС), они направляются в ФСС по старой форме.

Ответственность за сдачу ЕФС-1

Сдача отчетности в СФР – непосредственная обязанность работодателя, в компании или на предприятия которого есть наемные работники. При этом, в законодательстве не уточняется, кто конкретно из персонала должен заполнять разделы и подразделы формы отчета.

Наиболее рациональное решение – доверить заполнение и сдачу подразделов 1.3 и 3 раздела I, а также раздела II работникам бухгалтерии, а подраздела 1 Раздела I – кадровой службе. Это позволит диверсифицировать отчетную нагрузку и лучше контролировать сроки сдачи.

С другой стороны, работодателю придется нести материальную ответственность за нарушение порядка оформления разделов отчета, ошибки и неточности, а также нарушение сроков сдачи отчетности (ФЗ №27):

• 500 рублей штрафа/человека – при нарушении сроков подачи отчетов, предоставлении неполных/недостоверных данных;
• 1000 рублей штрафа – нарушение порядка сдачи электронного отчета.

Штрафа удастся избежать, если работодатель успеет исправить ошибки в отчете до того, как ее обнаружат сотрудники СФР или подаст уточненные данные в течение 5 дней с момента получения уведомления о наличии ошибок. Если отчет будет исправлен в течение 10 дней с момента уведомления, придется уплатить только 50% штрафа.

Если у вас нет штатного бухгалтера, либо бухгалтерия испытывает трудности с оформлением обновленной отчетности по социальному страхованию в 2023 году, вам помогут специалисты компании (ЦБО) Бизнес Партнер. Мы работаем с юридическими лицами и ИП Москвы и МО, постоянно мониторим изменения в законодательстве и готовы проконсультировать вас по любым вопросам оформления и сдачи ЕФС-1, а также предлагаем всестороннюю юридическую и бухгалтерскую поддержку предпринимателей по сдаче обязательной отчетности в СФР.

Смотрите также:

• бухгалтерская проводка
• бухгалтерский учет медицинских услуг