Автопроверка доходов иностранных работников с 2027 года: что должна сделать бухгалтерия до конца 2026 года

С 2027 года работодателям, использующим труд иностранных граждан, потребуется уделять особое внимание правильности сведений о выплатах и доходах сотрудников. Налоговые органы будут передавать информацию о доходах иностранных граждан в МВД России в рамках межведомственного электронного взаимодействия. Эти сведения смогут использоваться при проверке соблюдения миграционных требований, в том числе требований к достаточности дохода для проживания в России.

Изменения предусмотрены Федеральным законом от 26.07.2026 № 241-ФЗ, который вносит поправки в законодательство о правовом положении иностранных граждан. Отдельные положения вступают в силу поэтапно, а основные новые правила, связанные с доходами, применяются с 1 января 2027 года. Порядок передачи налоговых сведений также запускается до этой даты.

Для бухгалтерии это означает необходимость заранее проверить кадровые данные, начисления, отчетность по страховым взносам и подтверждения выплат. Ошибки в сведениях могут осложнить проверку доходов сотрудника и привести к необходимости срочно исправлять отчетность и подтверждать фактические выплаты.

Что меняется в контроле доходов иностранных граждан

Ранее работодатели в первую очередь контролировали правильность начисления заработной платы, удержания налогов, уплаты страховых взносов и представления отчетности. Теперь сведения о доходах иностранного гражданина могут дополнительно использоваться МВД при проверке соблюдения миграционных требований.

Федеральный закон от 26.07.2026 № 241-ФЗ предусматривает передачу налоговыми органами сведений о суммах выплат и иных вознаграждений, начисленных иностранным гражданам по данным расчетов по страховым взносам. Передача осуществляется ежеквартально через единую систему межведомственного электронного взаимодействия. В частности, предусмотрены сведения за три, шесть, девять и двенадцать месяцев календарного года.

Сведения будут иметь значение не только для налогового контроля. В предусмотренных законом случаях МВД сможет учитывать наличие трудовых отношений и соответствие дохода установленному критерию при решении вопросов о патенте, разрешении на работу, разрешении на временное проживание или виде на жительство.

Какие последствия возможны при недостаточном доходе

Законодательство предусматривает требования к доходам иностранного гражданина с учетом величины прожиточного минимума и регионального коэффициента. При расчете учитываются не только средства на самого иностранного гражданина, но и члены его семьи, находящиеся на его иждивении в России.

Если по результатам предусмотренной законом проверки будет установлено отсутствие необходимых сведений о доходах либо несоответствие дохода установленному критерию, это может повлечь миграционные последствия. В зависимости от статуса иностранца и конкретного основания речь может идти об отказе в выдаче или аннулировании соответствующего документа.

В случаях, предусмотренных законом, после аннулирования документа или сокращения срока пребывания иностранный гражданин и члены его семьи должны будут выехать из России в установленный срок. При этом последствия зависят от конкретного основания и наличия иных законных оснований для пребывания в стране. Поэтому нельзя считать, что любая ошибка в бухгалтерской базе сама по себе автоматически аннулирует патент или ВНЖ.

Как определяется необходимый уровень дохода

Для предусмотренных законом случаев ориентиром служит величина прожиточного минимума с учетом регионального коэффициента. При проверке дохода учитывается сам иностранный гражданин и каждый член его семьи, находящийся на его иждивении в России.

В упрощенном виде расчетный ориентир можно представить так:

Расчетный порог дохода = региональная величина прожиточного минимума × региональный коэффициент × количество учитываемых членов семьи.

Это лишь схема для понимания принципа, а не универсальная формула для всех миграционных ситуаций. При фактической проверке нужно учитывать конкретную норму закона, регион, состав семьи, период трудовой деятельности, вид миграционного документа и предусмотренный порядок определения среднемесячного дохода.

Не следует автоматически использовать прогноз роста прожиточного минимума на 2027 год или самостоятельно устанавливать единый размер заработной платы для всех иностранных сотрудников. Бухгалтерии необходимо проверять актуальные региональные показатели и коэффициенты, применимые к конкретному работнику.

Чек-лист для бухгалтерии и HR до 1 января 2027 года

1. Проверьте персональные данные работников

Начните с сопоставления данных в кадровой системе, бухгалтерской программе и отчетности с документами сотрудников. Особое внимание уделите следующим реквизитам:

• ФИО в соответствии с документами;
• дата рождения;
• гражданство;
• паспортные данные и сведения о документе, удостоверяющем личность;
• ИНН — при наличии и в случаях, когда он используется;
• СНИЛС — если он присвоен и подлежит указанию в соответствующей отчетности;
• сведения о приеме, увольнении и изменении условий трудового договора.

Если обнаружено расхождение, сначала установите правильные сведения по документам, затем определите, какие кадровые записи и ранее представленные отчеты требуют исправления. Не следует считать, что любая опечатка автоматически приводит к миграционным последствиям, однако несоответствия необходимо устранять до того, как они осложнят проверку.

2. Сверьте начисленную зарплату с отчетностью

Доход, который работодатель начислил сотруднику, должен корректно отражаться в бухгалтерском и налоговом учете и в соответствующей отчетности. Проверьте, совпадают ли сведения в расчетных ведомостях, регистрах начислений, расчетах по страховым взносам и платежных документах.

Особое внимание требуется в случаях, когда сотрудник:

• работает неполный месяц;
• принят или уволен в течение отчетного периода;
• находился в отпуске или на больничном;
• получал премии, доплаты или иные выплаты;
• работает по совместительству или у нескольких работодателей;
• менял подразделение, должность или условия оплаты труда.

При проверке важно не смешивать начисленный доход, фактически перечисленную зарплату и суммы, которые включаются в конкретный показатель по правилам законодательства. Состав учитываемых выплат следует определять по применимой норме, а не по одному лишь движению денег по банковскому счету.

3. Проверьте раздел 3 расчета по страховым взносам

Сведения о выплатах иностранным гражданам передаются в МВД на основании данных налоговой отчетности, в том числе информации из расчетов по страховым взносам. Поэтому ошибки в персональных данных, суммах начислений или других обязательных реквизитах требуют отдельной проверки.

Бухгалтерии следует:

• сопоставить данные раздела 3 РСВ с кадровыми документами;
• проверить правильность идентификационных данных каждого сотрудника;
• сверить суммы выплат с регистрами начисления заработной платы;
• проверить примененные тарифы и коды в соответствии с действующими правилами;
• оценить необходимость представления уточненного расчета, если выявлена ошибка.

Не следует без проверки утверждать, что любая ошибка в коде автоматически означает признание иностранца не имеющим дохода. Практический риск заключается в том, что неверные или неполные сведения могут препятствовать корректному сопоставлению данных. Задача бухгалтерии — обеспечить достоверность отчетности и своевременно исправлять выявленные нарушения.

4. Соберите актуальные сведения об иждивенцах

Количество членов семьи, находящихся на иждивении иностранного гражданина в России, может влиять на расчет требуемого уровня дохода. Поэтому кадровой службе стоит организовать сбор и актуализацию сведений, необходимых для проверки применимых требований.

При этом бухгалтерии не следует самостоятельно определять семейный статус только со слов сотрудника или без подтверждающих документов. Нужно установить, какие сведения действительно необходимы для соответствующей процедуры, каким образом они подтверждаются и кто отвечает за их актуализацию.

Рекомендуется определить ответственного за сбор документов, порядок передачи информации между HR и бухгалтерией и правила хранения персональных данных. Доступ к документам должен предоставляться только тем сотрудникам, которым он необходим для выполнения служебных обязанностей.

5. Проверьте официальный уровень оплаты труда

Для миграционного контроля значение имеют сведения, отраженные в предусмотренных законом источниках. Неофициальные выплаты, которые не отражены в учете и отчетности, не позволяют подтвердить доход по данным налоговой отчетности.

Проверьте, соответствует ли фактическая система оплаты труда условиям трудового договора и оформленным кадровым документам. Если сотрудник регулярно работает полный месяц, но его официальные начисления существенно ниже ожидаемого уровня, выясните причины: неполное рабочее время, отсутствие части начислений в учете, ошибки при расчете заработной платы или иные обстоятельства.

Не нужно механически повышать оклад всем иностранным работникам до единой суммы. Сначала рассчитайте применимый норматив с учетом региона, коэффициента, периода работы и членов семьи, которые должны учитываться по закону. Затем оцените, как фактические начисления соотносятся с этим нормативом.

6. Организуйте контроль уведомлений и запросов

Заранее определите, кто в компании отвечает за обработку уведомлений и официальных запросов, поступающих по предусмотренным каналам связи. В зависимости от используемой системы это может быть сотрудник бухгалтерии, кадровой службы или юридического отдела.

Внутренний регламент должен устанавливать:

• кто ежедневно проверяет рабочие каналы получения официальных сообщений;
• кто регистрирует дату получения документа;
• кто определяет срок ответа и передает задачу ответственным специалистам;
• кто готовит документы и согласовывает ответ;
• кто контролирует отправку и сохраняет подтверждение передачи.

Не следует считать, что на любой запрос МВД во всех ситуациях предоставляется ровно три рабочих дня. Срок необходимо определять по содержанию конкретного документа и применимым нормам. Тем не менее внутренний процесс стоит выстроить так, чтобы запрос не оставался без обработки из-за отпуска ответственного сотрудника или отсутствия замены.

7. Подготовьте комплект документов для оперативной проверки

Для быстрого подтверждения трудовых отношений и начислений полезно заранее организовать электронный архив документов. В зависимости от ситуации в него могут входить:

• трудовой договор и дополнительные соглашения;
• приказы о приеме, переводе и увольнении;
• табели учета рабочего времени;
• расчетные листки и расчетные ведомости;
• регистры начисления заработной платы;
• платежные документы, подтверждающие перечисление выплат;
• представленные расчеты по страховым взносам и подтверждения их приема;
• документы, подтверждающие кадровые изменения и примененные условия оплаты труда.

Состав комплекта зависит от конкретного запроса. Не нужно направлять весь архив автоматически: следует предоставлять документы в необходимом объеме, с учетом требований запроса и правил защиты персональных данных.

Как организовать взаимодействие бухгалтерии и отдела кадров

Если бухгалтерия и HR работают раздельно, риск ошибок возрастает. Например, кадровая служба обновила паспортные данные сотрудника, но бухгалтерия продолжила использовать прежние сведения при подготовке отчетности. Или начисления были скорректированы, однако информация о причинах корректировки не дошла до ответственного за отчетность специалиста.

Чтобы снизить такие риски, рекомендуется закрепить распределение обязанностей.

План подготовки до конца 2026 года

Чтобы не пытаться исправлять все ошибки в последний момент, работу можно разделить на несколько этапов.

Это рекомендуемый внутренний график подготовки, а не установленный законом календарь обязательных действий. Если в компании много иностранных работников, проверку лучше начать раньше и проводить поэтапно, а не ограничиваться разовой сверкой в декабре.

Какие ошибки особенно важно выявить заранее

• В кадровой базе и отчетности указаны разные персональные данные.
• Суммы начислений не совпадают с регистрами заработной платы.
• После кадрового изменения не обновлены сведения в учетной системе.
• В отчетности допущены ошибки, но уточнение не представлено.
• Не проверено соответствие дохода применимому региональному критерию.
• Не собраны сведения, необходимые для учета членов семьи на иждивении.
• Не назначен ответственный за получение и обработку официальных запросов.
• Документы хранятся в разных местах, а подтвердить начисления оперативно невозможно.

Главное для работодателя

Подготовка к новым правилам контроля доходов иностранных граждан начинается не с ожидания уведомления МВД, а с наведения порядка в кадровых данных, начислениях и отчетности. Именно эти сведения станут важной частью межведомственной проверки.

До конца 2026 года работодателю стоит провести аудит иностранных сотрудников, сверить данные с первичными документами, проверить расчеты по страховым взносам, определить порядок учета применимых требований к доходам и закрепить ответственность за обработку запросов.

При этом важно не подменять требования закона предположениями: не любая ошибка автоматически приводит к аннулированию миграционного документа, а сроки и последствия зависят от конкретного основания и процедуры. Если обнаружено расхождение, необходимо выяснить его причину, исправить данные установленным способом и сохранить подтверждающие документы.

Практический вывод: регулярная сверка данных бухгалтерии и HR, корректная официальная заработная плата и готовность оперативно подтвердить начисления помогут снизить риск проблем при проверке доходов иностранных работников в 2027 году.