Воинский учет в организации в 2023 году

Воинский учет в организации в 2023 году обязателен, если работодатель нанимает работников призывного возраста, состоящих на учете в военкомате. Ведение такого учета, а также правила и порядок процедуры регламентированы ФЗ №61, №31, №53, а также Положением о воинском учете (Постановление Правительства РФ №719), приказами и методическими рекомендациями по ведению воинского учета Минобороны России.

Согласно положениям этих документов, каждая коммерческая и некоммерческая организация обязаны:

• самостоятельно вести воинский учет своих сотрудников;

• проводить анализ трудовой занятости своих работников в периоды мобилизации или военного положения;

• своевременно информировать военкомат о численном и поименном составе работников призывного возраста;

• обеспечивать явку сотрудников во время призыва.

Воинский учет в организациях ведется штатными и внештатными специалистами самих организаций (военно-учетные подразделения) и за счет средств организаций.

Важно! От обязательного ведения воинского учета по закону освобождены только индивидуальные предприниматели. Однако, они должны запрашивать данные документов воинского учета у сотрудников, принимаемых на работу, и хранить их у себя. То есть, ИП вести воинский учет не обязаны, но лучше вести его добровольно во избежание претензий военкомов.

Что такое военно-учетные подразделения в организации?

Специалистов по ведению воинского учета назначают руководители организаций и компаний. Число таких сотрудников зависит от штатного числа работников в организации:

• менее 500 работников – 1 специалист-совместитель;

• до 2000 работников – 1 штатный специалист;

• до 4000 работников – 2 штатных специалиста (военно-учетный стол);

• каждые последующие 3000 работников – дополнительный штатный специалист.

Если организация располагает минимум двумя штатными сотрудниками по воинскому учету, им должно быть предоставлено отдельное помещение с возможностью безопасного хранения учетной документации.

Порядок ведения воинского учета в организациях в 2023 году

Ведение воинского учета в организациях любого вида деятельности и собственности – это системная процедура, которая имеет стандартный для всех порядок:

1. Приказ об организации воинского учета

Издается при формировании и регистрации организации, согласовывается с военкоматом или местными органами власти, после чего обновляется ежегодно.

1. Назначение сотрудников, ответственных за ведение воинского учета

Руководство организации специальным распоряжением назначает ответственного сотрудника, который будет заниматься воинским учетом и бронированием работников, а также их замов. Кандидатуры ответственных за учет должны быть предварительно согласованы с представителями военкомата.

Важно! Если должность ответственного за воинский учет – совмещенная, обязанности может выполнять начальник отдела кадров. В соответствии со статьями 151 и 60 Трудового кодекса, выполнять обязанности ответственного за воинский учет сотрудник может только добровольно, по согласованию с руководством и при наличии в трудовом договоре положения о возможности дополнительной работы. Условия работы и оплата регламентируются дополнительным соглашением к ТД сотрудника.

1. Составление плана работ по ведению воинского учета

Ответственные за ведение воинского учета сотрудники ежегодно разрабатывают и обновляют планы необходимых учетных мероприятий, утверждают у руководства организации и согласовывают с представителями военкоматов.

1. Разработка положения и должностных инструкций о воинском учете

Это необязательное требование, но лучше, чтобы такие документы были у ответственного за воинский учет работника. Положение составляется в произвольной форме и может содержать:

• список нормативных актов о ведении воинского учета;

• перечень подразделений и ответственных за учет сотрудников;

• обязанности сотрудников (ссылка на должностную инструкцию);

• обязательная информация по воинскому учету;

• список и график сдачи отчетности по ВУ.

Важно! Обязанности сотрудников, ответственных за воинский учет, также уточняются в трудовых договорах и должностных инструкциях.

1. Постановка организации на воинский учет

Свободная процедура, которая предполагает регистрацию организации (форма 18) в территориальной комиссии по бронированию граждан в запасе при муниципальных органах власти.

1. Составление и уточнение количества, списочного состава и категорий работников организации, подлежащих ВУ

При составлении списков, следует учитывать категорию учета военнообязанных граждан (согласно ФЗ №439):

• мужчины 18-30 лет (вводится с 01.01.2024 г.), не пребывающие в запасе;

• работники, находящиеся в запасе.

В списки работников-мужчин, подлежащих ВУ, должны быть внесены данные всех штатных работников и совместителей. Для каждого гражданина устанавливается индивидуальная категория учета – общая или специальная.

На общем воинском учете обычно состоит основная масса сотрудников организации, на специальном – работники с бронью работодателя (важны для бесперебойной работы предприятия). Дополнительно специальный учет для отдельных категорий граждан может вводить военкомат (бывшие сотрудники внутренних дел, МЧС, ФСИН).

Важно! Не подлежат воинскому учету в организации только те внешние совместители, которые освобождены от службы в армии (23 ФЗ №53), уже проходят службу в ВС РФ, имеют судимость или отбывают тюремное наказание, постоянно проживают за границами России. Не вносятся в списки также офицеры ФСБ и СВР в запасе, женщины без военно-учетной специальности.

При ведении, учете и контроле списочного состава военнообязанных работников организации, ответственный за ВУ обязан:

• составлять и обновлять картотеку и журнал учета карточек военнообязанных;

• передавать данные о новых и еще незарегистрированных военнообязанных сотрудниках в военкомат (в течение 3 рабочих дней);

• выдавать работникам направления для постановки на учет в военкомате;

• передавать в военкомат обновленные данные по военнообязанным, если они изменились (в течение 5 дней);

• информировать военкомат о сотрудниках, которые не выполняют требования по воинскому учету или мобилизационным требованиям (в течение 5 дней);

• предоставлять данные о военнообязанных сотрудниках по требованию военкомата (в течение 14 дней с момента получения запроса).

1. Подготовка документов воинского учета

В соответствии с требованиями МО РФ (Положение о ВУ и Приказ МО №700), в каждой организации должны составляться, вестись и храниться:

• учетные карточки военнообязанных работников;

• картотека сотрудников, подлежащий ВУ;

• списки «запасников»;

• журнал проверок ВУ и бронирования граждан в запасе;

• приказы об организации воинского учета и назначении ответственных специалистов;

• планы мероприятий по ВУ;

• служебное делопроизводство, справочная информация, прочие документы.

Номенклатурный список документов воинского учета необходимо включить в сводную номенклатуру документов организации. Хранить документы по ВУ следует в соответствии с требованиями Приказа Росархива №236. Обычный срок хранения – 5 лет с года, наступающего вслед за отчетным. Копии списков военнообязанных граждан хранятся в течение года.

Документы (карточка учета) заполняются на основании личных документов воинского учета – военного билета (форма 1), военного билета офицера запаса (форма 2), персональная электронная карта (форма 1/К), справка (форма 1/У) или временное удостоверение (форма 3-4) взамен «военника», удостоверение призывника (форма 5).

На основании этих документов, заполняются личные карточки военнообязанных (форма 10). У новых работников дополнительно проверяются:

• отметка об отношении к воинскому учету в паспорте работника;

• отметка о постановке на ВУ в документах по месту жительства/регистрации;

• отметка в военном билете о вручении мобилизационного предписания, и отметка о выдаче гражданину персональной электронной карты;

• соответствие номера жетона (отметка о вручении жетона) личному номеру ВС России в военном билете.

Если у работника будет отсутствовать что-то из необходимых документов или отметок, если указанные в документах ВУ данные имеют исправления, неточности, несогласованные данные, необходимо сразу же связаться с военкоматом для уточнения информации и коррекции учетных документов, либо направить военнообязанного в комиссариат.

Заполненная карточка проверяется на точность, после чего подписывается самим работником и ответственных за ВУ сотрудником, а затем помещается в алфавитную картотеку. Картотека формируется по разделам – офицеры запаса, солдаты и сержанты, военнообязанные женщины, призывники, военнообязанные с мобилизационными предписаниями. Карточки работников, снятых с ВУ, должны получить отметку и хранятся отдельно, затем сверяются с данными военкомата и уничтожаются (составляется акт уничтожения).

Важно! Карточки военнообязанных ежегодно проходят сверку данных (заполняется листок сообщения – Приложение 1), а все изменения передаются в военкомат.

1. Оформление стендов с информацией по воинскому учету

Это обязательное требование МО РФ, отраженное в Положении по ВУ. Каждая организация самостоятельно оформляет такие стенды и определяет содержание и перечень необходимой информации для размещения. Обычно это:

• нормативные акты по ВУ в России;

• правила оформления документов воинского учета;

• контактные данные ответственных за ВУ специалистов.

В настоящее время на стенде также может быть размещена информация о частичной мобилизации военнообязанных и изменения 2023 года в положениях о воинском учете.

1. Передача отчетности в военкоматы

Отчеты по воинскому учету должны регулярно подаваться в военные комиссариаты. Их несколько:

• Приложение 9 - Сведения о приеме на работу и увольнении работников, подлежащих ВУ – 5 дней с момента приема на работу/увольнения работника;

• Изменения данных ВУ о гражданах, состоящих или обязанных состоять на учете – 5 дней с момента уточнения изменений;

• Данные о выявлении работников, которые не состоят на ВУ, но обязаны на нем состоять – 3 дня с даты выявления факта нарушения;

• Приложение 10 - Данные граждан, состоящий и обязанных состоять на ВУ – 14 дней с момента получения запроса из военкомата;

• Приложения 2 и 13 - Сведения об изменении личных и гражданских данных военнообязанных работников – 5 дней с даты внесения изменений в личные карты учета.

Кроме того, в военкомат ежегодно сдается форма 18 (карточка учета организации) и форму 16 (отчет у численности работников, которые являются военнообязанными в запасе). Сроки сдачи уточняются в военкоматах.

Изменения в правилах ведения ВУ в 2023 году

Согласно постановлению Правительства РФ №1211, с 5 августа 2023 года вступают в силу новые правила о порядке ведения воинского учета в организациях. Из нововведений:

• Изменение формы повесток военнообязанным сотрудникам. Новая форма повестки уточнена в Приложении 1 к ПП №719.

• Введение единого электронного реестра призывников. В реестре будут размещаться данные граждан, которые подлежат первоначальной постановки на учет, состоящих на учете, еще не состоящих (но обязанных состоять).

• Обновление формы отчета о заключении трудового договора с военнообязанным работником и его увольнении. Новая форма уточнена в Приложении 2 к ПП РФ №719. Отчеты теперь необходимо направлять в течение 5 дней со дня внесения кадровых изменений, не нужно указывать военно-учетную специальность работника (указываются данные паспорта, дата рождения работника и СНИЛС).

• Отмена обязательной отчетности в военкоматы по работникам мужского пола. При этом, работодателям придется предоставлять в комиссариаты сведения об обнаруженных неточностях, ошибках, изменениях учетных данных, невыполнении военнообязанными своих обязанностей по постановке на ВУ в течение 5 дней со дня их выявления.

• Возможность подачи сведений воинского учета в электронном виде через портал «Госуслуги». Ответственный за ведение воинского учета организации должен подписать документы электронной подписью (УКЭП).

• Изменение правил вручения повесток. Гражданина теперь можно поставить на учет/снять с учета без личного присутствия в военкомате. Информация будет размещаться в личном кабинете гражданина на Госуслугах. Но для сверки личных данных в организацию по месту работы должна быть прислана повестка. Работодатель обязан лично вручить ее работнику как минимум за 3 дня до срока явки того в военкомат.

Важно! При отказе работника от получения повестки, работодатель должен поставить отметку на документе и проинформировать об этом военкомат в течение 3 дней, а также отправить повестку с отметкой военкому. Если работодатель по какой-либо причине не вручит повестку работнику, он может быть оштрафован (21.2 КоАП РФ), а повестка будет засчитана, как врученная по истечении 7 суток с момента ее внесения в электронный реестр.

Ответственность за нарушение ведения воинского учета

В соответствии с вступившим в силу ФЗ №404, ответственность за нарушение порядка ведения воинского учета с 1 октября 2023 года существенно ужесточена. Работодатели будут оштрафованы:

• за неоказание содействия военкоматам в ходе мобилизационных мероприятий (19.38 КоАП) – на 60-80 тысяч рублей (до 500 тысяч – организация);

• за не оповещение работников о вызове в военкомат по повестке (21.2 КоАП0 – до 50 тысяч рублей (до 400 тысяч – организация);

• за непредставление в военкоматы данных для ведения воинского учета (21.4 КоАП) – до 50 тысяч рублей.

Важно! За непредставление в комиссариат списков работников, которые подлежат первоначальной постановке на ВУ, штрафы работодателям отменены!

Если ведение воинского учета представляет для вашей компании проблему, отсутствует опыт или время на качественную организацию ВУ, вам готовы помочь опытные специалисты компании ЦБО Бизнес Партнер в Москве.

Мы поможем поставить вашу организацию в территориальной комиссии по бронированию граждан в запасе, подготовить списки военнообязанных по категориям учета, корректно оформить документы воинского учета и картотеку военнообязанных сотрудников, журналы сверок и планы призывных мероприятий, успешно пройти сверку данных по работникам и своевременно сдать обязательную отчетность в военные комиссариаты.