Отчет СЗВ-ТД: как правильно сдавать сведения о трудовой деятельности без штрафов и претензий

Отчет СЗВ-ТД — одна из ключевых форм кадровой отчетности работодателя в России. С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки, в связи с чем каждый о каждом работнике работодатель в Пенсионный фонд РФ направляет сведения о его трудовой деятельности. Несмотря на переход к объединенной отчетности в Социальный фонд России (СФР), сведения о трудовой деятельности сотрудников по-прежнему остаются обязательными для большинства организаций и ИП с работниками. Ошибки в подаче сведений могут привести к штрафам, спорам с сотрудниками, проблемам с подтверждением стажа и дополнительным проверкам со стороны контролирующих органов.

Для бизнеса важно понимать не только сроки подачи, но и правила отражения кадровых мероприятий: приемов, увольнений, переводов, подачи заявлений о выборе электронной трудовой книжки и других изменений.

Что такое СЗВ-ТД и зачем нужен этот отчет

СЗВ-ТД — это сведения о трудовой деятельности зарегистрированных лиц, которые передаются работодателем в СФР. Отчет используется для ведения электронной трудовой книжки работника и контроля кадровой отчетности.

Форма стала обязательной после перехода на электронные трудовые книжки. На основании этих данных государственные органы формируют информацию о стаже, должностях, переводах и увольнениях сотрудников.

Какие сведения включает СЗВ-ТД

• прием сотрудника на работу;
• увольнение;
• кадровый перевод;
• переименование работодателя;
• установление второй профессии или квалификации;
• подача заявления о выборе формы трудовой книжки;
• приостановление или возобновление трудового договора.

Ошибки в таких сведениях могут привести к искажению стажа работника и конфликтам при назначении пенсии.

Рекомендация:

• назначьте ответственного за кадровую отчетность;
• проверяйте кадровые приказы до отправки отчета;
• сверяйте даты приказов и даты кадровых мероприятий;
• используйте актуальные форматы СФР;
• храните подтверждение отправки отчетности.

Кто обязан сдавать СЗВ-ТД

Отчет обязаны подавать все работодатели, у которых есть сотрудники по трудовым договорам и договорам ГПХ:

• ООО;
• ИП с работниками;
• некоммерческие организации;
• государственные учреждения;
• обособленные подразделения.

Если в отчетном периоде кадровых изменений не было, нулевая форма обычно не подается.

Когда СЗВ-ТД сдавать не нужно

• нет сотрудников по трудовым договорам;
• работают только самозанятые;
• в отчетном месяце не происходило кадровых мероприятий.

Рекомендация:

Даже если кадровых изменений нет, рекомендуется ежемесячно проводить внутреннюю проверку кадровых документов. Это снижает риск пропуска событий, которые требуют подачи сведений в СФР.

Сроки сдачи СЗВ-ТД

Сроки подачи сведений зависят от типа кадрового события. Нарушение сроков — одна из самых частых причин штрафов.

Риски нарушения сроков

• штрафы по КоАП РФ;
• требования о корректировке;
• усиленный контроль отчетности;
• споры с работниками;
• искажение электронной трудовой книжки.

Рекомендация:

• настройте автоматические напоминания;
• интегрируйте кадровую систему с отчетностью;
• не откладывайте отправку на последний день;
• проверяйте квитанции о приеме отчета.

Штрафы и ответственность за ошибки в СЗВ-ТД

Несвоевременная подача или ошибки в сведениях могут привести к административной ответственности работодателя и должностных лиц.

Дополнительно ошибки в отчетности могут привести к претензиям со стороны ФНС, особенно если выявляются расхождения между кадровыми данными, страховыми взносами, ЕНС и налоговой отчетностью.

Рекомендация:

Проводите ежемесячную сверку:

• кадровых приказов;
• табелей учета рабочего времени;
• данных бухгалтерии;
• страховых взносов;
• отчетности в СФР и ФНС.

Как исправить ошибку в СЗВ-ТД

Ошибки в отчете необходимо исправлять максимально быстро. Чем раньше подана корректировка, тем ниже риск штрафов и претензий.

Типичные ошибки

• неверная дата приказа;
• ошибка в должности;
• неправильный код мероприятия;
• ошибка в ФИО сотрудника;
• неверный СНИЛС;
• дублирование записей.

Как исправляется отчет

Для исправления используется корректирующая форма. В ней указываются отменяемые сведения и правильные данные.

Рекомендация:

• не удаляйте ошибочные документы без корректировки;
• сначала отменяйте неверную запись;
• после этого подавайте корректные сведения;
• сохраняйте архив всех отправленных файлов;
• фиксируйте причины исправлений внутренним приказом.

Связь СЗВ-ТД с ЕНС, налогами и общей отчетностью

Хотя СЗВ-ТД относится к кадровой отчетности, сведения из формы косвенно участвуют в налоговом контроле. ФНС анализирует:

• численность работников;
• страховые взносы;
• НДФЛ;
• расхождения между отчетами;
• подозрительные кадровые операции.

При выявлении несоответствий возможны:

• требования пояснений;
• камеральные проверки;
• доначисления налогов;
• проверка зарплатных схем;
• риск блокировки операций по 115-ФЗ.

Рекомендация:

Сведения СЗВ-ТД должны совпадать с:

• РСВ;
• 6-НДФЛ;
• данными ЕНС;
• кадровыми приказами;
• трудовыми договорами.

Электронная подача СЗВ-ТД

При наличии определенного количества работников отчетность подается исключительно в электронном виде через оператора ЭДО.

Преимущества электронной отчетности

• быстрая отправка;
• автоматическая проверка;
• снижение риска ошибок;
• получение квитанций;
• архивирование документов.

Рекомендация:

• используйте сертифицированные программы;
• обновляйте форматы отчетности;
• контролируйте срок действия ЭЦП;
• назначьте резервного ответственного сотрудника.

FAQ по отчету СЗВ-ТД

Нужно ли сдавать СЗВ-ТД на директора-учредителя?

Да, если с директором оформлен трудовой договор.

Нужно ли подавать отчет при временном переводе?

Нет, сведения подаются только при постоянном переводе.

Что делать, если сотрудник обнаружил ошибку спустя несколько месяцев?

Необходимо подать корректирующую форму сразу после выявления ошибки.

Можно ли получить штраф за одну ошибку?

Да. Даже единичное нарушение может стать основанием для административной ответственности.

Нужно ли отражать совместителей?

Да, если с ними заключен трудовой договор.

Рекомендации эксперта

• не разделяйте кадровый и бухгалтерский учет;
• проверяйте кадровые документы до подписания;
• используйте чек-листы при увольнении и приеме;
• контролируйте сроки подачи отчетности;
• регулярно сверяйтесь с СФР и ФНС;
• автоматизируйте кадровую отчетность.

Краткое резюме для руководителя

СЗВ-ТД — критически важная форма кадровой отчетности, напрямую влияющая на электронные трудовые книжки сотрудников и контроль со стороны государства. Основные риски бизнеса связаны с нарушением сроков, ошибками в кадровых данных и несоответствием сведений между СФР, ФНС и бухгалтерской отчетностью.

Для минимизации рисков необходимо:

• контролировать кадровые процессы;
• своевременно подавать сведения;
• проводить внутренние сверки;
• использовать электронный документооборот;
• оперативно исправлять ошибки.

Системный подход к отчетности помогает избежать штрафов, претензий контролирующих органов и проблем с сотрудниками.

Смотрите также:

• услуги бухгалтера на аутсорсинге
• услуги бухгалтера Чебоксары
• смета что это
• консультация бухгалтера по ИП