ГИС ЭПД и электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года: что изменится для перевозчиков и экспедиторов

С 1 сентября 2026 года в России начинается новый этап цифровизации транспортной отрасли. Федеральный закон № 140-ФЗ окончательно закрепил переход на обязательный электронный документооборот в сфере грузоперевозок. Для большинства участников рынка бумажные перевозочные документы перестанут иметь юридическую силу, а работа будет осуществляться через государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

Новые правила затронут перевозчиков, экспедиторов, грузоотправителей, грузополучателей и логистические компании. Разберем, какие требования необходимо выполнить бизнесу и какие риски возникают при несоблюдении законодательства.

Что такое ГИС ЭПД

ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов, созданная для обмена юридически значимыми документами между всеми участниками транспортно-логистической цепочки.

Оператором системы выступает Министерство транспорта Российской Федерации.

Главная цель проекта — полностью отказаться от бумажного документооборота при коммерческих грузоперевозках и обеспечить прозрачность перевозочной деятельности.

Какие документы станут обязательными в электронном виде

Начиная с 1 сентября 2026 года большинство перевозочных документов должны оформляться исключительно в электронном формате.

В обязательный перечень входят:

• электронная транспортная накладная (ЭТрН);
• заказ-наряд на перевозку;
• поручение экспедитору;
• экспедиторская расписка;
• складская расписка;
• грузовая авианакладная;
• железнодорожная накладная.

Использование бумажных аналогов по указанным документам будет существенно ограничено.

Особенности для клиентов РЖД

Компании, которые уже работают через систему ЭТРАН, смогут избежать двойного документооборота.

Передача данных в ГИС ЭПД будет осуществляться автоматически через интеграцию между системами. Для этого потребуется оформить соответствующее соглашение с перевозчиком.

Такой механизм позволяет сохранить привычные бизнес-процессы и одновременно выполнить требования законодательства.

Реестр «ГосЛог»: обязательная регистрация экспедиторов

Одним из ключевых нововведений стало создание государственного реестра транспортно-экспедиционных компаний на платформе «ГосЛог».

С марта 2026 года все юридические лица и индивидуальные предприниматели, оказывающие транспортно-экспедиционные услуги, обязаны состоять в данном реестре.

Кто обязан зарегистрироваться

Требование распространяется на:

• экспедиторские компании;
• логистических операторов;
• индивидуальных предпринимателей, оказывающих экспедиционные услуги;
• организации, выступающие посредниками при организации перевозок.

Дополнительные обязанности после регистрации

После внесения сведений в реестр компания обязана уведомить компетентные органы о начале деятельности в установленные законодательством сроки.

Несоблюдение данного требования может привести к административной ответственности.

Штрафы за отсутствие регистрации в «ГосЛог»

Работа без включения в государственный реестр рассматривается как нарушение законодательства.

Для должностных лиц и ИП

• предупреждение либо штраф от 3 000 до 5 000 рублей;
• при повторном нарушении — до 10 000 рублей.

Для организаций

• штраф от 100 000 до 300 000 рублей;
• при повторном нарушении — от 500 000 до 1 000 000 рублей.

Кроме финансовых санкций, компании могут столкнуться с ограничением доступа к электронному документообороту.

Почему отсутствие регистрации становится критичным

После запуска обязательного электронного документооборота экспедитор, не включенный в реестр, фактически не сможет полноценно участвовать в перевозочном процессе.

Система не позволит подписывать отдельные виды электронных документов, необходимых для оформления перевозок.

Кроме того, сотрудничество с незарегистрированным участником рынка может создать дополнительные риски и для его контрагентов.

Кого новые требования пока не касаются

Перевозчики, которые не оказывают транспортно-экспедиционные услуги, пока освобождены от обязанности регистрации в «ГосЛог».

Однако для данной категории участников рынка в будущем также планируется создание отдельного государственного реестра.

Как подключиться к ГИС ЭПД

Прямой доступ к системе через интернет-браузер для бизнеса не предусмотрен.

Работа осуществляется исключительно через операторов электронного документооборота, аккредитованных Минтрансом России.

Шаг 1. Получение электронной подписи

Для работы с электронными перевозочными документами потребуется квалифицированная электронная подпись руководителя организации или индивидуального предпринимателя.

Для отдельных сотрудников могут использоваться иные виды электронных подписей в зависимости от выполняемых функций.

Шаг 2. Выбор оператора ЭДО

После получения подписи необходимо заключить договор с аккредитованным оператором электронного документооборота.

Срок подключения зависит от выбранного способа работы:

• веб-интерфейс — несколько дней;
• интеграция через API — от нескольких недель до нескольких месяцев;
• настройка роуминга между операторами — индивидуально.

Шаг 3. Интеграция с учетными системами

Для автоматизации процессов рекомендуется настроить обмен данными между оператором ЭДО и используемыми бухгалтерскими или логистическими программами.

Это позволит формировать документы автоматически и снизить риск ошибок.

Когда бумажные документы еще допускаются

Несмотря на обязательный переход на электронный формат, законодательство предусматривает ряд исключений.

Бумажные перевозочные документы могут использоваться в следующих случаях:

• перевозки в районах с отсутствием стабильной связи и доступа к интернету;
• работы по ликвидации чрезвычайных ситуаций;
• отдельные специальные и воинские перевозки;
• иные случаи, прямо предусмотренные нормативными актами.

Во всех остальных ситуациях приоритет будет отдаваться электронному документообороту.

Ответственность за нарушения при перевозках

На текущий момент отдельные штрафы исключительно за отсутствие электронной транспортной накладной пока не установлены.

Тем не менее контролирующие органы уже применяют действующие нормы административного законодательства за отсутствие обязательных документов при перевозке грузов, а также за ведение деятельности без необходимой регистрации.

Поэтому бизнесу рекомендуется заранее подготовиться к переходу на новые правила и завершить все технические настройки до начала обязательного применения ГИС ЭПД.

Что важно сделать перевозчикам и экспедиторам уже сейчас

Переход на обязательные электронные перевозочные документы требует предварительной подготовки. Компаниям необходимо проверить наличие электронной подписи, выбрать аккредитованного оператора ЭДО, настроить интеграцию с учетными системами и убедиться в выполнении всех требований по регистрации в государственных реестрах.

Чем раньше бизнес адаптирует свои процессы к новым правилам, тем меньше риск столкнуться с техническими проблемами, штрафами и ограничениями в работе после вступления обязательных требований в силу.

Смотрите также:

• услуги бухгалтера Ярославль